Tugas Yang Belum Tuntas

 

L#20: Tugas Yang Belum Tuntas

Hore!

Hari Baru, Teman-teman.

Biasa. Jika kita tidak bisa menyelesaikan tugas pada saat yang bersamaan. Keterbatasan waktu kadang memaksa kita untuk mendahulukan sesuatu, dan menunda hal lainnya. Bergantung prioritasnya saja. Atau bergantung juga dengan urutan pekerjaan yang mesti dilakukan. Pengambilan keputusan penting, misalnya. Jadi, selalu menempati urutan pertama. Sebab, dari keputusan yang kita buat itu; kita dan anak buah jadi faham, hal-hal apa saja yang harus dilakukan. Dari keputusan yang kita ambil itu; lahirlah konsekuensi berupa tugas-tugas yang harus diselesaikan sesuai isi keputusan yang sudah dibuat. What next would be? Ya, menuntaskannya dong. Artinya, setelah mengambil dan mengumumkan keputusan itu; tugas kita belum selesai. Lanjutkan!

Masih belajar kepemimpinan dari pidato Presiden RI tentang penyelesaian konflik KPK dan Polri kemarin. Keputusan pada point ke-3 berbunyi: "Penarikan Penyidik Polri akan diatur lagi mekanismenya supaya tidak terjadi tarik menarik tanpa kordinasi." Di kantor, kita juga sering membuat keputusan serupa. Misalnya sebagai manager atau direktur, didalam rapat Anda mengatakan; "Baiklah, saya akan menindaklanjuti usulan Anda…." Keputusan ini merupakan salah satu contoh pekerjaan yang belum selesai. Artinya, harus ada tindak lanjut yang nyata. Jika tidak, maka pidato atau pernyataan kita akan kehilangan makna. Orang tidak mau percaya lagi pada kata-kata kita. Kredibilitas kita pun dipertaruhkan. Dan kita, hanya menjadi pemimpin Omdo. Sebaliknya, jika kita benar-benar menindaklanjuti pernyataan kita; maka orang akan semakin respek pada kita. Dan nilai kepemimpinan kita akan menjadi semakin tinggi. Bagi Anda yang tertarik menemani saya belajar cara menindaklanjuti keputusan tugas yang belum tuntas, saya ajak memulainya dengan memahami dan menerapkan 5 sudut pandang Natural Intelligence (NatIn™), berikut ini:

1.      Tentukan time line. Kata 'akan', bisa menyesatkan. Saya akan mandi. Kapan? Ya, nanti. Ya kapan? Emboh! Menunda pelaksanakan suatu keputusan penting bisa menimbulkan masalah lain karena kelambanan tindaklanjutnya. Hal ini bisa diatasi dengan 'time line'. Jadwal yang jelas, mengenai tenggat waktu penyelesaian suatu pekerjaan. Bung Karno dalam naskah proklamasinya mengatakan;"Hal-hal jang mengenai pemindahan kekoeasaan d.l.l., diselenggarakan dengan tjara seksama dan dalam tempo jang sesingkat-singkatnja."Presiden Soekarno memahami benar tentang sense of urgency. Dalam keadaan serba darurat sekalipun beliau menekankan betapa pentingnya mengerjakan tugas dalam tempo jang sisngkat-singkatnja. Anak buah di kantor kita, tidak bisa bekerja secara optimal; jika kita tidak mempunyai time line. Maka, setelah (lebih baik lagi sebelum) pidato dan pengarahan itu; kita mesti punya time line yang jelas. Sudahkah Anda punya time line untuk tugas-tugas penting? Tentukan sekarang; kapan diselesaikannya.

2.      Waktu berjalan tanpa terasa. Apakah Anda ingat; tanggal berapa sekarang? "Hah?!? Sudah tanggal segini lagi? Nggak kerasa ya?" begitulah kita sering mengatakan. Dan begitulah waktu. Dia, tidak mau menunggu. Tidak peduli jabatan Anda setinggi apa. Jika Anda tidak sigap, maka Anda akan ditinggalkan oleh waktu. Maka belajarlah untuk menghargai waktu. Karena sekaya apapun Anda, tidak akan pernah mampu membeli waktu. Tapi jangan khawatir juga. Karena Anda mempunyai waktu yang cukup untuk melakukan apapun yang semestinya Anda lakukan. Tahukah Anda kenapa? Karena waktu itu adil kepada semua orang. Diberinya kesempatan yang sama meski tak seorang pun membayar royalty kepadanya. 24 jam sehari. 7 hari seminggu. 60 detik per menit. Sama. Untuk siapa saja. Bedanya, ada orang yang menghargainya. Dan ada orang yang menyia-nyiakannya.

3.      Waspadai para pencuri waktu. Anda bisa mengadu kepada polisi jika ada yang mencuri uang, hape, atau harta benda Anda. Tapi, apa yang bisa Anda lakukan kepada para pencuri waktu? Lihatlah kondisi di kantor Anda. Jam 8 pagi. Apakah semua orang sudah hadir di kubikalnya masing-masing? Tepat dijam mulainya rapat, apakah semua manager dan direktur sudah hadir ruang meeting? Biasanya, ruang meeting berubah menjadi kebun karet. Apa lagi jika Anda sendiri pun melakukan hal yang sama. Maka pekerjaan yang belum selesai itu makin terbengkalai. Mulailah dari diri Anda sendiri untuk menghargai waktu. Tepati waktu perjanjian sebisa mungkin. Jika meleset, beritahu kolega Anda bahwa Anda akan terlambat. Sehingga mereka bisa merencanakan ulang jadwal mereka. Mungkin mengerjakan hal penting lain terlebih dahulu, karena tahu Anda baru akan datang 10 atau 15 menit lagi. Jika orang lain yang mencuri waktu Anda, maka kerjakanlah hal urgent lain selagi menunggu. Atau kalau peserta rapat lain sudah pada hadir, mulai saja rapatnya tanpa harus menunggu hadirnya para pencuri waktu. Tinggalkan saja mereka.

4.      Waspadai aktivitas yang membuang waktu. Kita kesal jika orang lain membuang-buang waktu kita. Lalu, bagaimana cara kita menggunakan waktu kita sendiri? Jujur sajalah. Adakah aktivitas yang membuang waktu percuma? Mungkin ada. Mungkin tidak. Tapi. Di kantor, pernah kejadian team member saya main games computer di jam kerja. Di ruang rapat, manager dan direktur juga main game. Oh, menyedihkan sekali. Lalu saya menentukan; "Team member saya boleh main game. Tapi tidak di jam kerja. Titik." Semua setuju. Tapi suatu ketika seorang sahabat saya asyik sekali bermain game di jam kerja. Saking asyiknya, dia tidak sadar jika saya sudah berdiri lama dibelakangnya. Akibatnya? Hmmh… silakan kira-kira sendiri saja. Zaman sekarang, game computer sudah usang. Karena aktivitas adiktif itu sudah berpindah ke hand phone dan blackberry kita. Ironis sekali ketika para manager dan direktur mengatakan sangat sibuk sehingga tidak punya banyak waktu. Tetapi sepanjang hari, jemari tangan mereka menari dikeypad blackberry; nyaris tanpa henti. "Oh, ini pekerjaan. Bukan hal sia-sia." Saya gembira punya sahabat yang selalu ceria menjalani hari-hari kerjanya. Buktinya. Mereka suka senyum-senyum sendiri ketika mengerjakan tugas-tugasnya di layar blackberry kesayangannya. Semoga saja, tugas penting tidak tertunda.

5.      Lakukan tugas tertunda itu sekarang juga. Hanya ada satu orang di muka bumi ini yang bisa menyelesaikan tugas dalam sekejap mata. Dia adalah Superman. Sang superhero terkenal itu. Di dunia nyata? Tidak ada. Termasuk pesulap ulung sekalipun. Itulah sebabnya, manusia normal seperti kita sering keringetan dengan dead line. Mari perhatikan lagi. Mengapa kita sering stress menjelang deadline? Betul. Karena pekerjaan kita sangat banyak, sedangkan waktu yang ada sangat terbatas. Mengapa pekerjaan kita begitu banyak justru menjelang deadline? Mari perhatikan sekali lagi. Bukankah kebanyakan tumpukan pekerjaan itu terjadi karena kita menunda beberapa pekerjaan yang sebenarnya bisa diselesaikan beberapa hari yang lalu? Tidak semua. Tapi banyak yang begitu. Boleh jadi, tumpukan pekerjaan tidak akan sebanyak itu. Jika kita terbiasa mengerjakan tugas-tugas penting dengan pola pikir 'melakukannya sekarang juga'.

Semakin tinggi amanah yang kita emban, semakin besar pertanggungjawabannya. Padahal, jumlah waktu kita sedetik pun tidak bertambah. Oleh karenanya, kita perlu berlatih memanfaatkan waktu sebaik-baiknya. Bahkan sekalipun kita belum menduduki posisi yang tinggi; kita mesti belajar sejak dini. Agar kelak, ketika perusahaan mempercayakan tugas-tugas dan tanggungjawab yang lebih besar; kita sudah terbiasa mengelola pekerjaan sesuai dengan urgency dan importancynya. Jika bisa melakukan itu, maka kenaikan jabatan; tidak akan menaikkan tekanan darah kita. Dan penambahan beban pekerjaan, tidak akan menambah stress karena dikejar-kejar deadline. "Demi waktu," begitu sabda Allah. "Sesungguhnya manusia berada dalam kerugian," lanjutNya. "Kecuali orang yang percaya. Dan mengerjakan kebaikan." Jadi, sesuai firman Tuhan; jika tidak ingin rugi, maka kita harus memastikan hanya mengerjakan hal-hal yang positif, dan produktif dalam hari-hari dan jam kerja yang kita jalani. Selamat berkarya.

Salam hormat,

Mari Berbagi Semangat!

DEKA – Dadang Kadarusman – 10 Oktober 2012

Leadership and Personnel Development Trainer

0812 19899 737 or Ms. Vivi at 0812 1040 3327